terça-feira, 16 de outubro de 2012

Cartório Modelo


Edivan Rodrigues Alexandre*
 

A atividade jurisdicional se complementa com a atividade cartorária (ou de secretaria). Para que tenhamos efetividade na prestação de jurisdição é necessário, também, que o trabalho desenvolvido pelo cartório seja célere e eficiente.

O Poder Judiciário possui cartórios de vara única, de varas mistas e de varas especializadas e não há padronização dos atos por eles realizados, causando, muitas vezes, variações na produtividade, na qualidade do serviço e nos custos.

A padronização é uma ferramenta crucial para o gerenciamento de processos. A busca pela eficiência exige a padronização dos atos cartorários.

Já há em nosso meio a sistematização dos procedimentos cíveis e criminais. Precisamos agora adotar modelos de atos cartorários e unificar o trabalho desenvolvidos pelos vários cartórios judiciais, respeitando o quanto possível a peculiaridade da unidade.

Em trabalho sobre a padronização da rotina de trabalho, o professor FALCONI nos ensina que “toda organização precisa entender que a padronização vem complementá-la, pois traz melhorias no que se respeito à qualidade, aos custos, ao cumprimento de cronogramas. Assevera ainda que o ato de padronizar é reunir as pessoas envolvidas num determinado processo e discutir seu fluxo, até que se possa encontrar o melhor caminho que ele deve seguir, assegurando que todos os participantes irão seguir o caminho que foi acordado, e capacitá-los devido às novas mudanças” (FALCONI, Vicente Campos. Gerenciamento da rotina do trabalho do dia-a-dia. 6ª ed. Belo Horizonte: DG, 1992.)

A proposta para a padronização de rotinas administrativas nos cartórios judiciais tem como objetivo aperfeiçoar a prestação jurisdicional (meio) e melhorar o desempenho e a qualidade das unidades judiciárias.

 Com a medida, os cartórios de cada unidade judiciária adotarão procedimentos e experiências desenvolvidas em outras unidades e de maneira uniforme, alcançando mais efetividade no seu funcionamento e economia de recursos orçamentários, evitando desperdícios e duplicidades de formas de atuação de um mesmo setor.

Para evidenciar o desperdício e a diversidade de um mesmo ato cartorário basta observar a utilização de diversos modelos de: carta precatória; termos de audiências (gravadas ou não gravadas); protocolo de carga dos autos; guias de recolhimento; alvarás de solturas ou de liberação de valores; Requisição de Pequeno Valor (RPV) e precatório; dentre outros.

Oportuno frisar que na iminência da instalação do processo virtual, precisamos cada vez mais tornar os atos simétricos e compatíveis entre as unidades judiciais, facilitando o manejo e a execução das tarefas no meio eletrônico.

Para essa tarefa, é preciso atuação institucional. A padronização pode ser feita de forma consensual, mas é preciso fixação de regras de cumprimento e vinculação das unidades judiciárias aos modelos adotados.

Nos termos da Lei de Organização Judiciária do Estado da Paraíba (LOJE – LC 96/2010) o Conselho da Magistratura é o órgão do Tribunal de Justiça encarregado desta atribuição, senão vejamos:

Art. 14. O Conselho da Magistratura, órgão de fiscalização e disciplina no primeiro grau de jurisdição, e de planejamento da organização e da administração judiciárias no primeiro e segundo graus de jurisdição, tem como órgão superior o Tribunal Pleno e compõe-se dos seguintes membros:

O Regimento Interno do TJPB traz como atribuições do Conselho da Magistratura, em seu art. 8º, XI o de “baixar provimento contendo medidas de natureza administrativa, e instruções que lhe ocorram para boa ordem, rápido andamento e economia processual dos feitos em qualquer Entrância;

A unificação de atos cartorários é atribuição, portanto, do Conselho da Magistratura, podendo ainda ser um ato de gestão administrativa ou de iniciativa de qualquer um dos membros do referido  Conselho.

Para a escolha dos modelos dos diversos atos cartorários, seria oportuna a criação de uma comissão formada por juízes, analistas e oficiais de justiça. Uma vez finalizado os trabalhos dessa comissão, seria editado provimento ou instrução com os modelos dos atos cartorários.

Para fins de sistematização do trabalho em todo Estado, seria criado um “Cartório Modelo”, que teria a incumbência de realizar treinamentos nos cartórios únicos, nos cartórios mistos e especializados.

Para que a padronização possa surtir melhor efeito e menor resistência da equipe, é importante a participação dos servidores na criação da padronização e na sua implantação, afinal são eles que vivenciam as situações do dia-a-dia.

A padronização sugerida não significa um processo estanque. Requer análise de sua aplicação, avaliando-se as vantagens e desvantagens, possibilitando seu constante aprimoramento, com a revisão dos modelos e práticas.

Registre-se que tal prática é adotada com sucesso nas seções judiciárias da Justiça Federal e também nos cartórios das Zonas Eleitorais. O próprio Conselho Nacional de Justiça incentiva a adoção de práticas de rotinas de trabalho e já editou, para algumas espécies de  varas, manuais de rotinas.

A adoção da uniformização dos trabalhos cartorários traria, com certeza, maior celeridade e segurança na prestação jurisdicional.

Campina Grande 22 de setembro de 2012
 

*Edivan Rodrigues Alexandre
Juiz de Direito – Titular da Vara de Entorpecentes – Campina Grande
Licenciado em Filosofia pela FAFIC – Cajazeiras
E-mail: edvanparis@uol.com.br
Twitter: @EdivanRodrigues

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