Edivan
Rodrigues Alexandre*
A
atividade jurisdicional se complementa com a atividade cartorária (ou de
secretaria). Para que tenhamos efetividade na prestação de jurisdição é
necessário, também, que o trabalho desenvolvido pelo cartório seja célere e
eficiente.
O
Poder Judiciário possui cartórios de vara única, de varas mistas e de varas
especializadas e não há padronização dos atos por eles realizados, causando,
muitas vezes, variações na produtividade, na qualidade do serviço e nos custos.
A
padronização é uma ferramenta crucial para o gerenciamento de processos. A
busca pela eficiência exige a padronização dos atos cartorários.
Já
há em nosso meio a sistematização dos procedimentos cíveis e criminais.
Precisamos agora adotar modelos de atos cartorários e unificar o trabalho
desenvolvidos pelos vários cartórios judiciais, respeitando o quanto possível a
peculiaridade da unidade.
Em
trabalho sobre a padronização da rotina de trabalho, o professor FALCONI nos ensina que “toda organização precisa entender que a
padronização vem complementá-la, pois traz melhorias no que se respeito à
qualidade, aos custos, ao cumprimento de cronogramas. Assevera ainda que o ato
de padronizar é reunir as pessoas envolvidas num determinado processo e
discutir seu fluxo, até que se possa encontrar o melhor caminho que ele deve
seguir, assegurando que todos os participantes irão seguir o caminho que foi
acordado, e capacitá-los devido às novas mudanças” (FALCONI, Vicente
Campos. Gerenciamento da rotina do trabalho do dia-a-dia. 6ª ed. Belo
Horizonte: DG, 1992.)
A
proposta para a padronização de rotinas administrativas nos cartórios judiciais
tem como objetivo aperfeiçoar a prestação jurisdicional (meio) e melhorar o
desempenho e a qualidade das unidades judiciárias.
Com a medida, os cartórios de
cada unidade judiciária adotarão procedimentos e experiências desenvolvidas em
outras unidades e de maneira uniforme, alcançando mais efetividade no seu
funcionamento e economia de recursos orçamentários, evitando desperdícios e
duplicidades de formas de atuação de um mesmo setor.
Para
evidenciar o desperdício e a diversidade de um mesmo ato cartorário basta
observar a utilização de diversos modelos de: carta precatória; termos de
audiências (gravadas ou não gravadas); protocolo de carga dos autos; guias de
recolhimento; alvarás de solturas ou de liberação de valores; Requisição de
Pequeno Valor (RPV) e precatório; dentre outros.
Oportuno
frisar que na iminência da instalação do processo virtual, precisamos cada vez
mais tornar os atos simétricos e compatíveis entre as unidades judiciais,
facilitando o manejo e a execução das tarefas no meio eletrônico.
Para
essa tarefa, é preciso atuação institucional. A padronização pode ser feita de
forma consensual, mas é preciso fixação de regras de cumprimento e vinculação
das unidades judiciárias aos modelos adotados.
Nos
termos da Lei de Organização Judiciária do Estado da Paraíba (LOJE – LC
96/2010) o Conselho da Magistratura é o órgão do Tribunal de Justiça
encarregado desta atribuição, senão vejamos:
Art. 14. O Conselho da
Magistratura, órgão de fiscalização e disciplina no primeiro grau de
jurisdição, e de planejamento da
organização e da administração judiciárias no primeiro e segundo graus
de jurisdição, tem como órgão superior o Tribunal Pleno e compõe-se dos
seguintes membros:
O
Regimento Interno do TJPB traz como atribuições do Conselho da Magistratura, em
seu art. 8º, XI o de “baixar provimento
contendo medidas de natureza administrativa, e instruções que lhe ocorram para
boa ordem, rápido andamento e economia processual dos feitos em qualquer
Entrância;”
A
unificação de atos cartorários é atribuição, portanto, do Conselho da
Magistratura, podendo ainda ser um ato de gestão administrativa ou de
iniciativa de qualquer um dos membros do referido Conselho.
Para
a escolha dos modelos dos diversos atos cartorários, seria oportuna a criação
de uma comissão formada por juízes, analistas e oficiais de justiça. Uma vez
finalizado os trabalhos dessa comissão, seria editado provimento ou instrução
com os modelos dos atos cartorários.
Para
fins de sistematização do trabalho em todo Estado, seria criado um “Cartório
Modelo”, que teria a incumbência de realizar treinamentos nos cartórios únicos,
nos cartórios mistos e especializados.
Para
que a padronização possa surtir melhor efeito e menor resistência da equipe, é
importante a participação dos servidores na criação da padronização e na sua
implantação, afinal são eles que vivenciam as situações do dia-a-dia.
A
padronização sugerida não significa um processo estanque. Requer análise de sua
aplicação, avaliando-se as vantagens e desvantagens, possibilitando seu
constante aprimoramento, com a revisão dos modelos e práticas.
Registre-se
que tal prática é adotada com sucesso nas seções judiciárias da Justiça Federal
e também nos cartórios das Zonas Eleitorais. O próprio Conselho Nacional de
Justiça incentiva a adoção de práticas de rotinas de trabalho e já editou, para
algumas espécies de varas, manuais de
rotinas.
A
adoção da uniformização dos trabalhos cartorários traria, com certeza, maior
celeridade e segurança na prestação jurisdicional.
Campina
Grande 22 de setembro de 2012
*Edivan Rodrigues Alexandre
Juiz de Direito – Titular da Vara de Entorpecentes – Campina GrandeLicenciado em Filosofia pela FAFIC – Cajazeiras
E-mail: edvanparis@uol.com.br
Twitter: @EdivanRodrigues
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